의료 학술대회 등록 소프트웨어는 단순한 등록 양식 이상의 운영을 지원해야 합니다. 구조화된 참가자 정보를 수집하고, 수용 인원을 관리하며, Event Guest List에 포함할 사람을 검토하고, 승인된 참가자에게 Invitation, QR Ticket 및 검증된 Check-in으로 이어지는 명확한 경로를 제공해야 합니다. QRGATE는 이러한 단계를 하나의 Event 맥락으로 연결합니다. 의료 학술대회라는 사용 사례에 맞춰 설명하지만, QRGATE는 의료 분야 규정 준수, CME·CPD 관리, 인증 추적 또는 학술 프로그램 관리를 제공한다고 주장하지 않습니다.
의료 학술대회 등록팀이 관리해야 하는 항목
공개 제출, 승인된 Guest, 실제 Event 입장을 하나의 상태로 취급하면 등록 운영이 복잡해집니다. 일반적인 문제로는 이름과 이메일만 받는 양식, 개인별 정보가 보이지 않는 단체 제출, 참가자 수가 아닌 그룹 수를 기준으로 한 정원 계산, 등록·Invitation·Check-in 데이터를 공유하지 않는 별도 도구가 있습니다.
- 공개 Registration 제출과 승인된 Event Guest를 분리합니다.
- 기본 참가자 필드와 주최자가 정의한 custom question을 구조화된 양식으로 수집합니다.
- Registration Group이 아닌 참가자 수를 기준으로 capacity를 계산합니다.
- verification, Registration status, RSVP 의향, QR Ticket 식별 및 실제 Check-in을 구분합니다.
- 기본 정보와 custom answer를 포함한 참가자 단위 Excel export를 사용합니다.
수작업 우회 방식이 부족한 이유
스프레드시트, 이메일 대화 및 현장 명단을 함께 사용하면 어떤 기록이 최신인지, 참가자가 어느 그룹에 속하는지, 승인되었는지, 실제로 입장했는지 확인하기 어려워집니다. RSVP 응답이나 읽을 수 있는 QR 이미지가 기록된 입장 결정과 혼동될 수도 있습니다.
- 스프레드시트 한 행만으로 Registration Contact와 각 참가자의 관계를 보존하기 어렵습니다.
- 한 담당자가 여러 명을 등록하면 그룹 수만으로는 사용 좌석을 정확히 계산할 수 없습니다.
- 공개 제출은 자동으로 승인된 Guest나 입장 권한이 되지 않습니다.
- QR 코드 스캔만으로 Guest의 입장 가능 여부가 결정되지 않습니다.
- Registration, Guest, Invitation 및 Check-in 데이터를 여러 시스템에서 수동으로 대조해야 할 수 있습니다.
QRGATE가 의료 학술대회 등록 워크플로를 연결하는 방식
QRGATE는 선택형 Event Registration 모듈을 제공하는 초대 기반 Event 운영 플랫폼입니다. 주최자는 먼저 Event와 Registration 설정을 구성하고 Event 브랜드가 적용된 Public Registration Page를 게시합니다. 제출 내용은 Guest 워크플로로 이동하기 전에 Registration record로 저장됩니다. Event 정책에 따라 적격 레코드를 수동으로 검토하거나 문서화된 verification basis를 충족하는 Registration의 자동 전환을 활성화할 수 있습니다.
- Registration 시작·종료 시간, 최대 참가자 capacity, 공개 availability 표시 및 transfer mode를 설정합니다.
- Event branding, 기본 정보 및 주최자 작성 정보 블록이 포함된 Event별 Registration Page를 게시합니다.
- 이름, 이메일, 전화번호, 회사, 직책, comment와 custom question을 수집합니다.
- 개별 Registration과 Registration Contact를 위한 이메일 verification 및 secure management link를 사용합니다.
- 전환 전후에 Registration status, verification state 및 Guest List conversion state를 검토합니다.
- Guest에서 Invitation, 선택적 RSVP, QR Ticket, 검증된 Check-in으로 이어지는 단계를 별도로 운영합니다.
구조화된 의료 학술대회 참가자 정보 수집
Registration Form Builder를 사용하면 기본 필드와 함께 custom question을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 기관, 전문적 역할 또는 참가 유형처럼 Event 운영에 필요한 정보를 short-text나 choice 기반 질문으로 수집할 수 있습니다. 이는 주최자가 정의한 정보이며, 의료 분야 자격 또는 전문 면허를 검증하는 규칙이 아닙니다.
- Short text와 Long text로 주최자 정의 참가자 정보를 수집합니다.
- Yes / No, Single choice, Multiple choice 및 Checkbox로 구조화된 답변을 받습니다.
- 지원되는 경우 label, help text, required·optional, active 상태 및 sort order를 설정합니다.
- 각 답변을 개별 Attendee Registration record에 연결합니다.
- custom question 응답을 Registration Excel export의 동적 열로 내보냅니다.
Guest List 전환 전 capacity와 verification 관리
QRGATE는 Registration Group 수가 아니라 참가자 수를 기준으로 capacity를 계산합니다. 한 Registration Contact가 5명을 추가하면 5명이 capacity를 사용합니다. 동시 제출을 고려한 최종 capacity 검사는 backend에서 수행됩니다. Public Registration Page에 남은 좌석과 같은 availability 정보를 표시할지 선택할 수도 있습니다.
- New 및 Approved 참가자는 일반 capacity에 포함됩니다.
- Rejected 및 Waitlist 참가자는 일반 capacity에 포함되지 않습니다.
- Manual Guest List transfer가 기본값이며 승인 절차를 주최자에게 남깁니다.
- Event별로 적격 Registration의 Automatic transfer를 활성화할 수 있습니다.
- Self-registration은 참가자 본인의 이메일 verification이 적격성에 필요합니다.
- 검증된 Registration Contact는 자신이 추가한 참가자에 대한 verification basis가 될 수 있지만, 각 참가자의 이메일을 직접 인증하는 것은 아닙니다.
개별 기록을 유지하면서 여러 학술대회 참가자 등록
Registration Contact는 자신의 이메일을 verification한 뒤 Registration Group에 한 명 이상의 참가자를 추가할 수 있습니다. QRGATE는 그룹 관계를 유지하면서 사람마다 별도의 Attendee Registration을 생성합니다. 따라서 회사 담당자, 협회 담당자 또는 행사 대행사가 여러 참가자를 함께 등록할 수 있습니다.
- 각 참가자는 별도의 Registration record, custom answer, status 및 conversion state를 가집니다.
- 각 참가자는 이후 개별 Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket 및 Check-in 이력을 가질 수 있습니다.
- Registration Contact가 추가한 참가자는 secure link를 통해 자신의 이메일을 verification하여 self-claim할 수 있습니다.
- self-claim 후 참가자는 Guest List 전환 전까지 자신의 Registration을 주로 수정할 수 있습니다.
- Event에 동일한 이메일이 이미 있으면 중복 Attendee Registration을 만들지 않고 secure claim 경로를 제공할 수 있습니다.
Invitation에서 Check-in까지 협력하는 모듈
학술대회 등록 및 체크인 소프트웨어의 가치는 양식 하나에 있지 않습니다. Event는 Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets 및 Check-in의 공통 맥락을 제공합니다. 적격 참가자가 전환되면 Guest가 이후 초대 및 입장 워크플로의 운영 객체가 됩니다.
- Event와 Event Registration: 학술대회 맥락, 양식, 일정, capacity 및 transfer policy를 정의합니다.
- Registration과 Form Builder: 기본 및 custom 참가자 정보를 수집합니다.
- Guest List: 통제된 전환 후 승인된 Event별 Guest를 보관합니다.
- Invitation: QR Ticket 접근 및 선택적 RSVP와 함께 개인화된 Event·Guest 정보를 이메일로 보냅니다.
- RSVP: 활성화된 경우 Pending, Attending 또는 Not attending 의향을 기록하지만 출석 증명은 아닙니다.
- QR Ticket과 Check-in: Guest/Ticket을 식별하고 Event 규칙을 적용한 뒤 입장 결과를 기록합니다.
- Entry Staff와 Self Check-in: 직원 지원 또는 Guest가 시작하는 Check-in을 지원합니다.
실무적인 의료 학술대회 등록 워크플로
학술대회가 참가자를 받는 방식에 맞춰 다음과 같은 흐름을 구성할 수 있습니다. 아래 예시는 공개 등록과 통제된 승인을 사용하지만, 이미 알고 있는 참가자를 위한 주최자 관리 Guest List 또는 지원되는 Excel import도 함께 사용할 수 있습니다.
- 1. Event를 만들고 날짜, 시간, venue, branding, access 정보 및 Guest-facing 언어 설정을 추가합니다.
- 2. 선택형 Event Registration 모듈을 활성화하고 등록 기간, 참가자 capacity 및 공개 availability를 설정합니다.
- 3. Registration Information 블록을 추가하고 기본 필드와 custom question으로 양식을 구성합니다.
- 4. 브랜드가 적용된 Public Registration Page를 게시하고 URL, Registration QR code 또는 웹사이트에 복사 가능한 HTML <a> 버튼을 배포합니다.
- 5. 개별 또는 그룹 제출을 받습니다. verification이 완료되기 전에도 제출은 Registration으로 저장됩니다.
- 6. 문서화된 이메일 verification basis를 사용합니다. Registration Contact는 여러 참가자를 등록할 수 있고, 개인은 자신의 record를 verification하거나 나중에 self-claim할 수 있습니다.
- 7. Manual mode에서는 적격 레코드를 검토하고 상태를 설정한 뒤 Add selected to Guest List를 사용합니다. Automatic mode에서는 주최자가 활성화한 정책에 따라 적격 verified Registration이 전환될 수 있습니다.
- 8. 별도의 개인화된 Invitation 이메일을 보냅니다. Guest List 전환만으로 Invitation이 자동 발송되지는 않습니다.
- 9. RSVP가 활성화된 경우 현재 참가 의향을 수집하고 Guest-facing workflow를 통해 개별 QR Ticket을 제공합니다.
- 10. 행사장에서 권한이 있는 Entry Staff 또는 지원되는 Self Check-in이 입장을 시작합니다. QRGATE는 Event와 Guest/Ticket 맥락을 검증하고 Check-in 결과를 기록합니다.
- 11. 지원되는 operational view와 Excel export로 Guest, Registration, Check-in 및 관련 Extra Item 정보를 활용합니다. 문서화된 Offline workflow가 적용되는 지원 Check-in 작업은 일시적인 연결 중단 후 동기화할 수 있습니다.
플랫폼을 선택하기 전에 확인할 사항
의료 학술대회에서 Event 중심 등록, 통제된 Guest List, Invitation부터 입장까지의 후속 워크플로가 필요하다면 QRGATE가 적합할 수 있습니다. Event Registration을 활성화한 경우에도 주최자가 Guest를 직접 만들거나 지원되는 Excel import를 사용할 수 있습니다.
- Manual approval이 필요한지, 적격 Registration에 대한 주최자 활성화 Automatic transfer가 필요한지 확인합니다.
- 어떤 정보가 기본 필드이고 어떤 정보가 custom question인지 정합니다.
- 회사·협회·대행사 등록에 Registration Contact 그룹 등록이 적합한지 결정합니다.
- 계산된 가격은 정보 제공용 등록 가격입니다. QRGATE는 카드 결제, 결제 정산 또는 공개 티켓 판매를 처리하지 않습니다.
- Registration QR code는 Public Registration Page로 연결되며 Guest QR Ticket이나 입장 자격 증명이 아닙니다.
- QRGATE 문서에는 CME·CPD 학점 관리, 인증 추적, 초록 제출, 발표자 관리, 의료기관 verification, 전문 면허 검증, 의료 인증 또는 규제 보장이 확인되어 있지 않습니다.
- Product Brain에 문서화되지 않은 기능이 필요하면 추측하지 말고 support@qrgate.org에 문의하세요.
자주 묻는 질문
QRGATE는 참가자가 Guest가 되기 전에 의료 학술대회 등록을 처리할 수 있나요?
예. Event Registration은 선택형 Event-level 모듈입니다. 공개 제출은 먼저 Attendee Registration으로 저장됩니다. 문서화된 verification 및 eligibility 규칙을 충족한 뒤 Manual transfer 또는 주최자가 활성화한 Automatic transfer를 통해 Guest가 될 수 있습니다.
의료 학술대회 Registration Form에 custom 참가자 질문을 추가할 수 있나요?
예. Form Builder는 Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice 및 Checkbox 질문을 지원합니다. label, help text, required·optional, active 상태 및 sort order와 같은 설정도 지원될 수 있습니다. 답변은 개별 Attendee Registration에 연결되며 Registration Excel export의 동적 열로 포함될 수 있습니다.
하나의 Registration Contact가 여러 학술대회 참가자를 등록할 수 있나요?
예. 검증된 Registration Contact는 여러 참가자를 포함하는 group Registration을 만들 수 있습니다. 각 사람은 별도의 Attendee Registration으로 유지되며, 이후 개별 Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket 및 Check-in record를 가질 수 있습니다.
모든 공개 Registration 제출이 즉시 Guest가 되나요?
아니요. Registration과 Guest는 별도의 단계입니다. Manual mode에서는 주최자가 적격 레코드를 검토하고 전환합니다. Automatic mode에서도 먼저 정책을 활성화해야 하며, 문서화된 verification basis와 eligibility를 충족한 Registration만 전환됩니다. 전환 자체가 입장을 허가하는 것은 아닙니다.
의료 학술대회의 최대 참가자 capacity를 설정할 수 있나요?
예. QRGATE는 최대 참가자 capacity를 지원하며 Registration Group이 아닌 참가자 수를 계산합니다. New와 Approved 참가자는 일반 capacity를 사용하고 Rejected와 Waitlist 참가자는 사용하지 않습니다. 최종 capacity 검사는 backend에서 수행되며 공개 availability 표시는 선택 사항입니다.
QRGATE는 의료 학술대회 등록비 결제를 처리하나요?
아니요. QRGATE는 base price, currency, 주최자가 정의한 suffix 및 지원되는 답변·옵션 조정을 사용해 정보 제공용 등록 가격을 계산하고 표시할 수 있습니다. 온라인 결제 처리, 결제 승인, 정산, 청구서 결제 수금 또는 공개 티켓 판매는 제공하지 않습니다.
적격 Registration이 Guest List에 추가된 후에는 어떻게 되나요?
참가자는 원래 Registration과 연결된 Event별 Guest가 되며 공개 Registration 수정이 잠깁니다. 이후 주최자는 Invitation, 선택적 RSVP, QR Ticket 및 검증된 Check-in으로 이어지는 별도의 Guest lifecycle을 진행합니다. 전환 시 Invitation은 자동으로 발송되지 않습니다.
Registration QR code가 Guest QR Ticket과 같은 것인가요?
아니요. Registration QR code는 Public Registration Page를 가리키며 등록 링크 배포에 사용됩니다. Guest QR Ticket은 이후 Check-in workflow에서 사용하는 별도의 Guest·Event별 식별자입니다. QR 스캔만으로 입장 여부가 결정되지는 않습니다.
QRGATE 계정을 만들고 데모를 사용해 보세요
Event를 구성하고 등록에서 Guest로 이어지는 워크플로를 테스트한 뒤 Invitation, QR Ticket 및 검증된 Check-in이 의료 학술대회 운영에 어떻게 연결되는지 확인하세요.
계정 만들고 데모 시작하기